De hulplijn voor ethische kwesties wordt verzorgd door Navex Global, een toonaangevende leverancier van hulplijnen, en is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar bereikbaar. De hulplijn is hoofdzakelijk bedoeld voor huidige medewerkers van Western Digital, maar ook andere geïnteresseerde partijen kunnen er een beroep op doen, zoals leveranciers, klanten en voormalige medewerkers.
Voor telefonische meldingen zijn de volgende telefoonnummers beschikbaar, ingedeeld per land. Elke melding wordt vertrouwelijk behandeld.
- Continentaal China: 4008810209
- India: 000-800-100-1705
- Israël: 180-931-7189
- Japan: 0066-33-830444 (Softbank), 00-539-111 (KDDI) of 0034-811-001 (NTT)
- Maleisië: 1-800-81-6497
- Filippijnen: Kies 105-11 of 1010-5511-00 (PLDT) gevolgd door 855-216-6129 na de instructie
- Thailand: 001-800-11-0027437
- Verenigde Staten: 1-877-548-6716
Alle overige landen/regio’s: Kies de Direct Access Code van AT&T uit deze lijst en kies vervolgens 877-548-6716 na de instructie. Voor meldingen via internet is het systeem voor ethische kwesties hier beschikbaar: www.EthicsHelplineWDC.com.
We raden medewerkers aan om mogelijke ethische misstanden binnen Western Digital te melden. Het kan bijvoorbeeld gaan om:
- Handel met voorkennis of het geven van illegale tips
- Intimidatie of discriminatie op de werkvloer
- Het illegaal geven of krijgen van geschenken aan of van of omkopen van of door ambtenaren, leveranciers of klanten
- Fraude, verduistering of diefstal
- Dubieuze boekhouding of boekhoudkundige kwesties
- Inkoop van conflictmineralen
De hulplijn voor ethische kwesties is bedoeld om medewerkers een alternatief te bieden voor het melden van mogelijke misstanden. Medewerkers kunnen een beroep doen op de hulplijn als een probleem volgens hen niet kan worden aangekaart via hun leidinggevende of via personeelszaken. Bij de communicatie met de hulplijn kunnen medewerkers volledig anoniem blijven. Western Digital zal niet toestaan dat represailles worden genomen tegen een medewerker die in goed vertrouwen (mogelijke) misstanden meldt bij de hulplijn.
De Global Code of Conduct van Western Digital Corporation biedt informatie over de integriteitsnormen die Western Digital Corporation minimaal van alle medewerkers verwacht (ook medewerkers van WDC-dochterondernemingen) en houdt rekening met de culturele verschillen die er in de verschillende landen kunnen bestaan. De normen die in de Global Code of Conduct zijn vastgelegd, worden ondersteund door meer gedetailleerde beleidsregels en bedrijfsprocedures, zoals deze in de verschillende geografische regio’s zijn gepubliceerd in aanvulling op die normen of om ze te concreet in te voeren. De beleidsregels en bedrijfsprocedures bieden duidelijke, specifieke aanwijzingen met betrekking tot een groot aantal van de werkwijzen en gedragsregels die in de Code ter sprake komen.
Alle medewerkers van Western Digital Corporation (ook die van binnen- en buitenlandse dochterondernemingen) hebben een exemplaar van de Global Code of Conduct in de desbetreffende taal ontvangen (of kunnen deze online vinden). Nieuwe medewerkers ontvangen de Code of Conduct op hun eerste werkdag. Alle medewerkers worden erover geïnformeerd dat ze zich aan de Code of Conduct moeten houden en dat niet-naleving zal worden beschouwd als wangedrag waartegen disciplinaire maatregelen kunnen worden genomen.
Elk jaar moeten senior managementleden en enkele honderden specifieke medewerkers wereldwijd een online-test afleggen om na te gaan of ze de bepalingen van de Global Code of Conduct hebben nageleefd. Dit certificeringsproces is door het Audit Committee verplicht gesteld en valt onder de verantwoordelijkheid van de General Counsel van het bedrijf.
Het Ethics & Compliance team van Western Digital organiseert regelmatige risicobeoordelingen. Dit zijn niet alleen organisatiebrede risicobeoordelingen maar ook onderwerpspecifieke risicobeoordelingen op het gebied van bijvoorbeeld anticorruptie en privacy. Bij risicobeoordelingen op het gebied van privacy wordt gekeken naar onder meer het gebruik door Western Digital van technologie en de manier waarop wordt omgegaan met de gegevens van gebruikers, partners en medewerkers.
